Lokal

Granskning av lokalförsörjningsprocessen
Organisation: Äldrenämnden, Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, Uppsalahem AB, Uppsala Kommun Skolfastigheter AB, Utbildningsnämnden, Omsorgsnämnden, Uppsala kommun Arenor och Fastigheter AB
Publicerad: 17 november 2021, kl. 4.40
Ingår i: Revisionsrapporter och skrivelser 2021
Diarienummer: KRN-2021-00027

PwC har av Uppsala kommuns revisorer fått i uppdrag att granska lokalförsörjningsprocessen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2021.

Granskning av lokalförsörjningsprocessen https://www.uppsala.se/contentassets/1189b538c6c04fcf875c9227bae73394/granskning-av-lokalforsorjningsprocessen-211104.pdf
PDF, 22 MB | Lyssna

Sammanfattning
Granskningen visar att kommunens lokalförsörjningsprocess består av en rad olika processer som involverar kommunstyrelsen, lokalnyttjande verksamheter, de kommunala bolagen samt externa aktörer.
Kommunen tillämpar en centraliserad lokalförsörjningsprocess där huvudansvaret för lokalförsörjning och lokalplanering ligger på fastighetsstaben inom kommunledningskontoret under kommunstyrelsen. Verk-samheternas lokalförsörjningsplaner tas fram genom ett samarbete mellan kommunledningskontorets fastighetsstab och i dialog med berörda verksamhetsnämnder samt kommunala bolag.

Utifrån genomförd granskning är vår samlade bedömning att kommunstyrelsen delvis har en tillräcklig styrning och kontroll för att säkerställa tillgången till de för kommunkoncernen mest ekonomiskt fördelaktiga och funktionella lokalerna.

Bedömningen grundar sig på att kommunstyrelsen bedriver ett utvecklingsarbete gällande lokalförsörjningen, men ytterligare behöver formalisera arbetet genom att ta fram och tydliggöra processbeskrivningar, rutiner och manar när det gäller området.

Publicerad:
17 november 2021
Organisation:
Äldrenämnden
Kommunfullmäktige
Kommunstyrelsen
Uppsalahem AB
Uppsala Kommun Skolfastigheter AB
Utbildningsnämnden
Omsorgsnämnden
Uppsala kommun Arenor och Fastigheter AB

Ingår i:
Revisionsrapporter och skrivelser 2021
Rekommendationer
Utifrån granskningen lämnar vi följande rekommendationer till kommunstyrelsen:

• För att stärka den centrala överblicken, uppföljningen och kontrollen bör verksamhetsnämndernas lokalförsörjningsplaner sammanställas i en kommunövergripande lokalförsörjningsplan.

• Öka tydligheten i hur de demografiska behoven ska skrivas fram av lokalnyttjande verksamhetsnämnder, för att på så sätt få en mer rättvis bild av de framtida investeringsbehoven på kortare och längre sikt inklusive tänkbara scenarier. Säkerställ också att det finns rutiner för uppdatering av behovsplaner.

• För att få till stånd bättre kostnadsuppskattningar bör kommunens förstudier till lokalinvesteringar omfatta möjliga lösningsalternativ som prissätts och avslutas med att ett preliminärt hyresavtal tecknas med verksamheten.

• För att lyckas med synkroniseringen av lokal- och stadsutvecklingsplaneringen bör kommunstyrelsen använda sig av ett lättrörligt och öppet arbetssätt där fastighetsstaben och samhänsbyggnadstörvaitningen har större insyn i varandras planeringsarbete och tidplaner.

• Säkerställ att fastighetsstaben arbetar aktivt för att uppdatera lokalförsörjningsplaneringen vid förändrade tidplaner inom stadsutvecklingen.

• Se över möjligheten att göra regelbundna känslighetsanalyser i större projekt, dvs. analysera hur enskilda nämnders driftsresultat förändras utifrån förändrade omvärldsfaktorer.

Mot bakgrund av att kommunen står inför stora investeringar inom förskolan och skolan kan sådana analyser vara av relevans eftersom makroekonomiska faktorer kan tänkas förändra den generella skolpengen.

En sådan känslighetsanalys skulle exempelvis kunna behandlas i de lokalnyttjande nämndernas lokalförsörjningsplaner/eller i en kommande kommungemensam lokalförsörjningsplan.

• Överväg att utveckla standardkoncept för olika typer av verksamhetslokaler, i syfte att säkerställa att de mest funktionella och rationella lokalerna kommer till stånd.